Comment rédiger un cahier des charges web efficace pour son site internet ?

Si vous avez déjà créé un site internet ou géré un projet de création ou de refonte de site internet, vous savez que c’est loin d’être un long fleuve tranquille. Pour ne pas dire une vraie prise de tête!

Un site internet est un investissement de quelques milliers d’euros à plusieurs dizaines de milliers d’euros. Vous n’avez pas envie de vous planter car outre le montant de l’investissement, le temps et l’énergie alloués aux projets web font que vous n’avez pas envie d’en changer tous les quatre matins.

Et pourtant, on constate qu’une majorité d’entreprises, de TPE et de PME en BtoB notamment, se sont pas du tout satisfaites de leur site internet.

Parmi les remarques qu’on entend le plus souvent, on retrouve :

• « Notre site ne correspond pas à notre image »
• « Les gens ne comprennent toujours pas ce qu’on fait »
• « Notre site ne génère aucun lead »
• « Franchement, en tant que commercial, je n’envoie jamais personne sur notre site web »
• « On a dépensé 10 000 euros pour un site qui ne correspond pas du tout à nos attentes »

 

Le point commun à toutes ces situations, c’est que peu de préparation et de réflexion ont été réalisées en amont de la création ou de la refonte du site internet. Parce qu’un site web, ce n’est pas « juste un site ». C’est un outil qui fait partie de votre stratégie et doit servir vos objectifs.

Cette étape de réflexion et de collecte d’informations préalable est essentielle. Pour la formaliser, on utilise le cahier des charges web. 

On vous explique tout, pas à pas, dans cet article.

 

Pourquoi le cahier des charges web est votre meilleur allié?

 

« Un projet de site internet sans cahier des charges web est comme un navire sans boussole. »

Lorsque vous vous embarquez dans la création ou la refonte de votre site, ce document est la boussole qui vous guide. Il permet d’éviter ces projets interminables de 6, 9 ou même 12 mois où personne n’est satisfait.

Frustration en tant que client d’attendre désespérément votre site internet et du côté de l’agence, frustration de ne pas finaliser le site… et de ne pas facturer (bah oui, on en est tous là!)

Si cette image vous parle, c’est que vous avez déjà connu cette galère!

Rédiger un cahier des charges web vous évite alors beaucoup de tracas et de dérives qui sont à la source de 90% d’insatisfaction.

“L’erreur n°1, c’est de laisser carte blanche à votre prestataire. C’est un cadeau empoisonné pour vous comme pour l’agence choisie. Personne ne doit décider à votre place”.

Quelques bénéfices et raisons de formaliser votre cahier des charges web :

• faciliter la collaboration entre les différentes parties prenantes
• clarifier vos objectifs
• définir les indicateurs de succès de votre projet web
• obtenir un devis plus rapidement de la part des agences ou partenaires consultés
• éviter les “interprétations” libres
• maîtriser les délais du projet
• maîtriser le budget en évitant des oublis ou ajouts de dernière minute

 

Quand rédiger un cahier des charges web pour la création ou la refonte de son site ?

 

Se lancer dans la création ou la refonte d’un site internet sans un cahier des charges web préalable, c’est le meilleur moyen d’être déçu à la livraison !

La rédaction du cahier des charges web doit intervenir dès que l’idée d’un projet web émerge – avant de commencer à consulter.

Ça facilite grandement le chiffrage avec un devis pour les prestataires que vous consultez, et pour vous, ça simplifie la comparaison et le choix de votre futur partenaire web.

Pour une création de site, il sert de fondement à votre vision. Pour une refonte, il permet d’identifier les points d’amélioration, les fonctionnalités obsolètes et les nouvelles aspirations.

Dans les deux cas, c’est le meilleur moyen de s’assurer que tous les acteurs du projet partagent la même vision et travaillent dans la même direction.

 

Qui rédige le cahier des charges web ?

 

Beaucoup d’entreprises voudraient s’y soustraire. C’est une erreur !

Vous détenez la vision globale de votre projet, les objectifs à atteindre, et une connaissance approfondie de votre entreprise. Vous devez être impliqué dans le projet.

Cependant, la rédaction peut aussi être faite en collaboration avec une agence spécialisée ou un consultant, surtout si vous n’avez aucune expertise interne nécessaire.

Vous bénéficiez alors de leur expérience sur les aspects techniques, fonctionnels mais aussi sur la stratégie marketing digital. Votre site internet ne doit pas juste être un outil parmi d’autres, il doit être un outil qui fonctionne avec les autres !

Peu importe la méthode choisie, l’essentiel est de garantir que le document final reflète fidèlement les besoins et les aspirations de votre entreprise.

 

Cahier des charges web pour la création ou la refonte d’un site internet : le guide complet !

 

Rédiger un cahier des charges pour la création ou la refonte de votre site web est l’une des étapes les plus cruciales pour assurer le succès de votre projet. C’est le guide de votre vision, et il garantit que toutes les parties prenantes sont sur la même longueur d’onde. Voici les cinq piliers que vous ne devez pas négliger :

 

1. Présentation de l’entreprise

C’est la première étape et aussi une des plus importantes : présentez votre entreprise.

Cela apporte les bases pour guider votre cahier des charges web et surtout, votre agence ou partenaire marketing digital.

Une manière simple de le faire est d’examiner les piliers de votre marque :

• L’histoire de votre marque / votre entreprise
• Ses convictions et engagements
• Son positionnement sur le marché
• Le positionnement de la marque
• Le ton et la personnalité
• Ses valeurs
• Sa mission
• Votre ou vos offres

Votre agence digitale peut alors se faire une idée du type de site web à développer et de ses fonctionnalités probables sur la base de cette étape seule, que ce soit un site e-commerce ou un site e-commerce.

« Connaître son entreprise, c’est comme connaître son ADN. C’est essentiel pour toute démarche de création. »

 

 

2. Spécifiez votre cible clients

Construire un site web, c’est comme construire une maison : vous pouvez dessiner le plan, poser les briques, monter les cadres, mais vous avez toujours d’autres personnes en tête tout au long du processus.

Pour une maison, il s’agit souvent de la famille. Pour un site web, il s’agit de votre public cible, certaines marques parlent aussi de communauté.

Si vous avez défini votre cible clients, indiquez-le dans le cahier des charges web. Si ce n’est pas encore le cas, c’est le moment de vous pencher sur le sujet et de travailler la définition de votre cible client.

L’idée n’est pas juste d’apporter des informations sur la démographie, la fonction ou l’âge… Pour être efficace et avoir le site le plus adapté à votre cible à la sortie, décrivez dans votre cahier des charges web comment vos clients s’informent ou achètent:

• quelles sont les informations importantes pour eux
• quel est le parcours d’achat
• quelles sont leurs préférences pour acheter ou interagir avec votre entreprise, etc.

Avoir une idée de ce que votre public cible aime ou n’aime pas sur votre site actuel peut également être très utile. Des métriques quantitatives comme le temps passé sur une page ou le nombre total de pages visitées par un utilisateur unique peuvent vous donner une indication des performances de votre site.

 

3. Spécifications techniques

C’est le cahier des charges fonctionnels.

 

Définissez les objectifs

Un site internet est un outil marketing. Définir un objectif est indispensable. Cette étape est essentielle pour obtenir un cahier des charges solide pour votre site web.

Lorsque vous rédigez cette partie de votre cahier des charges, ne pensez pas seulement à ce que vous voulez obtenir, mais aussi à la “douleur” que votre visiteur cherche à résoudre ou à l’intention qu’il souhaite satisfaire.

Votre but, vos objectifs peuvent inclure :

• Augmenter la notoriété de la marque
• Augmenter les ventes
• Générer des leads
• Devenir une source d’information fiable
• Jouer un rôle crucial dans le parcours d’achat de vos prospects
• Être un portail / un outil à disposition de votre cible (e-commerce, centre de ressources ou formation, lancement de produit, site carrière, intranet, etc.)

 

Précisez l’environnement existant de votre site web

Si vous avez déjà un site internet et qu’il s’agit d’une refonte, pensez à communiquer les informations techniques sur l’environnement actuel de votre site web.

• votre hébergeur (ex: OVH, 1&1, Ionos, Planet Hoster…)
  votre registrar, c’est-à-dire à le service où est hébergé et enregistré votre nom de domaine (Go Daddy, OVH, etc.)

Pour donner une vision complète et globale à votre futur partenaire web, indiquez-lui si vous avez déposé d’autres noms de domaine que vous comptez utiliser.

Dans le cadre d’une stratégie internationale, vous avez possiblement déposé des noms de domaines par pays (.uk, .it, .es, etc.) Pensez à bien le préciser !

Si vous avez déjà un site internet, précisez s’il utilise un CMS (Content Management System) et si oui, lequel. Mentionnez alors si vous souhaitez le conserver ou si vous êtes ouvert à en changer.

 

Pensez au SEO

Pour que votre site web atteigne la plupart des objectifs ci-dessus, l’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO) est indispensable.

Le système de gestion de contenu (CMS) que vous choisissez pour construire le site web sera influencé par le SEO. La vitesse de chargement, la structure de l’URL, la taille des fichiers d’image et de vidéo, la structure de la page, le codage, sont des facteurs de conception et de construction de site web qui ont un impact sur le SEO et donc, sur la performance de votre site.

Si vous avez une personne SEO en interne ou en externe, impliquez-la dans votre cahier des charges web. Elle aura des recommandations à prendre en considération.

Autrement, précisez tout de même dans votre cahier des charges web que le SEO est important pour votre entreprise dans la construction du site web.

 

 

4. Spécifications fonctionnelles

Chaque site internet a un but. Certains sont purement informatifs, d’autres sont là pour vendre des produits ou services ou bien pour générer des leads (surtout en BtoB).

Selon vos objectifs, votre secteur d’activité et les attentes de votre cible, vos besoins fonctionnels pour votre site internet varient.

• Si vous êtes un commerçant dont l’objectif est d’augmenter les ventes, vous aurez besoin d’un site e-commerce avec des fonctionnalités comme la création de comptes, les listes de produits, les filtres pour affiner la recherche de produits, les portails de paiement, la fonction de zoom pour un aperçu détaillé des produits, la fonction de code de réduction, les médias interactifs, les listes de souhaits/produits enregistrés, etc.
• Si vous êtes une entreprise BtoB qui vend des solutions à forte valeur ajoutée, vous choisirez plutôt d’avoir un site optimisé pour informer en détails sur vos solutions afin de faire progresser vos visiteurs dans le parcours d’achat vers une prise de contact. Cela comprend des formulaires de prises de contact, la possibilité d’être rappelé, le téléchargement de livres blancs ou de brochures, etc.

Voici une liste non-exhaustive de fonctionnalités :

• Partage sur les réseaux sociaux
• Flux de médias sociaux
• Chat en direct
• Avis Google My Business ou Trust Pilot (ou Avis Vérifiés)
• Émission de tickets (pour le support en ligne)
• Collecte de documents
• Création de compte utilisateur
• Formulaires de contact
• Appel à l’action (CTA)
• Site multilingue

 

5. Le contenu de votre site internet

Le contenu est LA partie qui est oubliée 9 fois sur 10 dans les cahiers des charges web. Pourtant, c’est une des clés de la réussite d’un site web, tant pour la satisfaction des visiteurs que pour le SEO.

De nombreux projets web prennent des semaines à des mois de retard car le sujet du contenu n’a pas été réglé. La prestation de services de rédaction de contenus web n’est pas systématiquement proposé par les agences web (loin de là).

On met donc ici un gros point de vigilance! Pour les contenus, vous avez 3 options.

• Rédiger en interne : si vous avez la compétence et le temps, pourquoi pas ? Attention, si vous avez des objectifs de référencement (SEO) et pas de compétences dans ce domaine, c’est une mauvaise piste. Préférez déléguer.
• Externaliser à votre agence web : si c’est une prestation qu’elle propose, veillez à préciser que vous souhaitez un contenu optimisé pour le SEO et la vente (copywriting).
• Faites appel à un rédacteur / copywriter web spécialisé : rien ne vous empêche de demander directement à un autre partenaire de rédiger vos contenus. Cela peut s’avérer utile si votre agence web ne propose pas de véritable service de rédaction SEO ou si vous êtes dans un secteur d’activité pour lequel il faut une expertise particulière (finance, pharma, food, etc.)

Dans tous les cas, ne faites pas l’impasse sur ce sujet autrement, c’est la désillusion garantie !

 

6. Cahier des web charges design et expérience utilisateur

Le design de votre site n’est pas seulement une question d’esthétique. Il influence directement l’expérience utilisateur.

Apportez tous les éléments de votre charte graphique.

• Couleurs
• Typographies
• Icônes
• Espacements
• Animations…

Réfléchissez à la manière dont les utilisateurs naviguent sur votre site, à ce qu’ils ressentiront et à la facilité d’utilisation. Un bon design est celui qui allie esthétisme et fonctionnalité pour offrir une expérience utilisateur optimale.

Chaque détail compte pour garantir une harmonie visuelle et une expérience utilisateur fluide.

 

Réalisez une Analyse Concurrentielle

Prenez le temps de visiter les sites web de vos concurrents, analysant ce qui fonctionne (afin de potentiellement les intégrer ou les améliorer) et ce qui ne fonctionne pas (pour pouvoir les éviter).

Intégrez ces informations dans votre cahier des charges web, mais entrez également dans les détails concernant la position de vos concurrents sur le marché, tant du point de vue des clients que de votre marque. Cela fournit des détails supplémentaires sur le marché dans lequel vous opérez à l’agence de conception de sites web, renforçant ainsi leur compréhension de votre secteur global.

Cette étape ne se limite pas à vos concurrents ou même aux sites web qui évoluent dans votre domaine.

Faites des recherches sur les sites web en général qui vous plaisent en termes d’apparence, de ressenti et de fonctionnalité, et intégrez-les dans le cahier des charges pour le design du site web, en mettant en évidence les fonctionnalités qui vous marquent.

Ce benchmark comparatif vous offre une vue d’ensemble des designs réussis et appréciés du moment, tout en vous inspirant pour votre propre site.

 

7. Planning, organisation et budget

Les meilleurs projets sont ceux qui sont bien organisés. Quel est le calendrier prévu ? Qui sont les parties prenantes et leurs responsabilités respectives ? En identifiant ces éléments dès le départ, vous évitez les retards et les malentendus.

 

Organisation

Le secret d’une collaboration réussie réside dans la communication. Vous devez spécifier qui intervient et à quel moment. Si vous avez un prestataire SEO ou un graphiste, mentionnez-le. Ces personnes ont des éléments précieux à apporter, et leur inclusion facilite la cohésion de l’équipe.

« La bonne personne pour parler de SEO, c’est ce partenaire SEO avec lequel je travaille.

Faire fonctionner tous les intervenants en équipe est la clé. C’est pour cela que cela fonctionne mieux et avance plus rapidement. »

 

Planning

Indiquez une date limite aide à affiner et à concentrer votre recherche tout en réduisant les chances de dépasser le budget. Vous ne voulez pas vous retrouver dans une situation où, par exemple, un changement d’algorithme Google quelques mois plus tard impliquerait qu’il faille revoir certaines fonctionnalités.

 

Fixez un budget

Les fonctionnalités et caractéristiques qui peuvent être incluses sur votre site seront largement influencées par votre budget. Certaines entreprises hésitent à révéler combien elles ont à dépenser lors de la phase de cahier des charges web à des agences digitales, mais en fixant une directive pour le budget du projet, l’agence pourra mieux vous exprimer ce qui peut être réalisé.

Il se peut que vous découvriez que votre budget permet d’inclure encore plus de fonctionnalités et d’innovations que ce que vous aviez prévu. D’un autre côté, vos exigences peuvent ne pas correspondre à ce que vous avez à dépenser, ce qui signifie que vous devrez prioriser les fonctionnalités que vous jugez les plus importantes. Quoi qu’il en soit, je recommande qu’il est préférable d’être transparent avec les agences concernant le budget, même s’il s’agit d’une fourchette de prix plutôt que d’un montant spécifique.

 

Utilisez notre modèle de cahier des charges web

 

 

 

La mise en œuvre d’un projet web réussi repose sur une préparation en amont. Notre modèle de cahier des charges web, fondé sur notre méthodologie éprouvée, est conçu pour optimiser vos chances d’obtenir un site internet aligné avec vos objectifs stratégiques. De plus, en suivant cette méthodologie, vous réduisez considérablement les risques de déceptions et des inadéquations en cours de route.

Téléchargez votre modèle de cahier des charges web et assurez-vous d’une démarche structurée et efficace pour la réalisation de votre projet digital.

 

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